software-de-gestión-documental-empresasLas empresas online también generan documentos, aunque no necesariamente tendrán un archivo documental físico. Ahorrar papel y ganar flexibilidad son algunas de las razones por las que muchas tiendas online, trabajadores profesionales por cuenta propia y emprendedores del conocimiento deciden no generar archivos físicos.

Sin embargo, todo eso no significa que no tengan que llevar a cabo un sistema de gestión documental para cumplir sus obligaciones legales y fiscales. Tanto si son autónomos como si disponen de una SLU o una SL, lo cierto es que tendrán que llevar una contabilidad o, cuando menos, gestionar un libro de facturas expedidas y recibidas.

 

Cómo gestionar bien un archivo documental si tienes una empresa online

 

El flujo de documentos que entra y sale de tu correo electrónico es de suma importancia. Todo lo que entra en tu e-mail no debe quedarse allí, sino pasar a un software de gestión documental que te permita llevar un registro de día y hora en la que se envió o recibió tal documento. De esta manera, si trabajas con otros profesionales, es mucho más fácil organizarse y llevar un control de los ficheros que entran y salen.

 

¿Cuáles son los problemas a los que se enfrentan muchas tiendas online y pequeños profesionales que trabajan online?

  • Un mal control de los inputs y outputs que les lleva a perder documentos.
  • Comisión de errores al presentar las declaraciones fiscales, debido a una mala gestión y organización previas.
  • La imposibilidad de obtener información práctica sobre sus procesos internos en lo que se refiere a la gestión documental.

 

El hecho de tener nuestros archivos almacenados online no significa, sin embargo, que nuestra empresa sea menos segura que una que imprime todos sus documentos en papel. Aunque para algunos casos será necesario conservar documentos en formato físico, lo cierto es que la gran mayoría de documentos se podrían mantener directamente en la nube.

¿Es menos seguro almacenar nuestros documentos de empresa en la nube? A través de un sistema de backup local y en servidor remoto podemos disponer de copias de seguridad fáciles de restaurar. Si además trabajamos con un SaaS (software como servicio) especializado en gestión documental, tendremos todas las ventajas y facilidades de seguridad para que tus documentos siempre estén a salvo y puedas cumplir con tus obligaciones formales, legales y fiscales.

¿Estás gestionando tus documentos online en este momento, o imprimes los documentos en papel? Te invitamos a que nos dejes tu opinión en los comentarios.

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